Firmenumzug: Klug geplant lässt sich die Mitarbeitermotivation erhöhen

Bei einem Firmenumzug müssen die Mitarbeiter des betroffenen Unternehmens mit vielen Veränderungen klarkommen. Das kann durchaus für neuen Wind und somit auch für zusätzliche Motivation sorgen. Es kann aber auch genau das Gegenteil bewirken. Nämlich dann, wenn der Arbeitgeber seine Belegschaft nicht frühzeitig und ausreichend auf die anstehenden Neuerungen vorbereitet. Dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Wie die Motivation beim Firmeumzug erhöht werden kann erfahren Sie hier.

Jeder Umzug stellt einen Veränderungsprozess dar. Nicht selten verursachen Veränderungen bei Menschen jedoch eine gewisse Abwehrhaltung und im schlimmsten Fall sogar Angst. Daher ist es nicht nur förderlich, sondern unbedingt erforderlich, Mitarbeiter in den Umzugsprozess miteinzubinden und das am besten von Anfang an. Werden ihre Vorstellungen, Meinungen und Ratschläge bei der Umzugsplanung berücksichtigt, vermittelt ihnen dies das Gefühl, ein Teil des Prozesses zu sein. Wie das ganze Vorhaben innerhalb der Firma wahrgenommen wird, kann den Erfolg des Umzugs am Ende maßgeblich beeinflussen. Wer die Bedürfnisse der Belegschaft vernachlässigt und sie nicht oder nur ungenügend bei der Umzugsplanung einbindet, riskiert, dass sie sich ausgeschlossen fühlen bzw. damit hadern, dass wichtige Entscheidungen einfach über ihren Kopf hinweg getroffen werden.

Bei größeren Unternehmen empfiehlt es sich, ein abteilungsübergreifendes „Umzugsteam“ zusammenzustellen. Auf diese Weise sind Mitarbeiter verschiedener Abteilungen in den Planungsprozess involviert. Regelmäßige Treffen, bei denen Updates zum aktuellen Stand des Umzugs mitgeteilt werden, ermöglichen es dem Projektteam, sich aktiv zu beteiligen. Günstig ist es, wenn es sich bei den Teammitgliedern um Mitarbeiter handelt, die schon länger bei der Firma sind, über einen gewissen Erfahrungsschatz verfügen und sich bereits ein gewisses Ansehen erarbeitet haben. Denn diese können sich bei der Planung besser einbringen, da sie mögliche altbekannte Probleme in der Zusammenarbeit kennen, die in der Büroplanung berücksichtigt werden sollten.

Ein Firmenumzug bedeutet immer, dass der Betriebsablauf für die Dauer des Umzugs – je nach Koordination – mehr oder weniger stark beeinflusst wird. Eine gute Planung vermeidet Stress bei den Mitarbeitern und die Motivation wird erhöht. Auch vermeidet eine sorgfältige Koordination viele Probleme und Herausforderungen wie z.B. Kostenexplosionen und unvorhergesehene böse Überraschungen. Deshalb ist ein professionelles Umzugsmanagement eines Umzugsunternehmens unabdingbar und entlastet die gesamte Belegschaft. Damit alles reibungslos klappt, sollte das interne Projektteam eng mit der Umzugsfirma zusammenarbeiten.

Natürlich wirft ein Büroumzug immer auch problematische Fragen auf. Dazu zählen vor allem Dinge wie die Verteilung der Abteilungen in den neuen Büroflächen, die individuelle Sitzordnung (wer darf am Fenster sitzen, wer bekommt ein eigenes Büro, wer sitzt im Großraumbüro etc.), aber auch die Parkplatz-Vergabe oder gegebenenfalls sogar Ängste vor Entlassung und Ähnliches. Am besten vereinbart das Projektteam bzw. ein ausgewählter Projektleiter mit der Geschäftsführung schon im Vorfeld, wie sensible Themen angesprochen und adressiert werden sollen, um auf solche Fragestellungen adäquat reagieren zu können.

Ein Firmenumzug bietet die Möglichkeit, sich mit notwendigen bzw. schon länger gewünschten Veränderungen auseinanderzusetzen. Jetzt ist die Zeit gekommen, Prozesse zu modernisieren oder das Bürokonzept zu verändern. Dies beeinflusst nicht nur die Effektivität der Mitarbeiter, es erhöht auch Arbeitsmoral und -motivation der Mitarbeiter. Es kann aber durchaus auch vorkommen, dass nicht jeder positiv auf die Veränderungen reagiert. Es gibt immer wieder Mitarbeiter, die an alten Prozessen hängen und keine Veränderungen wollen. Für sie sollten passende Argumente vorbereitet werden.

Ein Brainstorming mit den Mitarbeitern kann helfen, eine Liste der umzusetzenden Verbesserungen aufzustellen. Diese Aufstellung muss zeitnah anschließend an alle kommuniziert werden. Wichtig ist, dass die Geschäftsleitung genau begründet, warum manche Vorschläge umgesetzt werden und andere eventuell nicht. Andernfalls entsteht leicht Unmut unter den Kollegen.

Ein Firmenumzug bringt immer eine ganze Reihe Vorteile mit sich. Um für positive Stimmung zu sorgen, ist es eine gute Idee, diese genau zu benennen und in der Firma angemessen zu „vermarkten“. Denn jeder Umzug bedeutet Stress, gerade auch für die Mitarbeiter. Doch solange sie wissen, wofür sie Kompromisse und vorübergehende Nachteile in Kauf nehmen, gestaltet sich vieles einfacher. Mit Sicherheit ging dem neuen Firmenstandort eine strategische Entscheidung voran, die ihre Gründe hat. So bietet die neue Lage vielleicht eine bessere Infrastruktur, bessere Parkmöglichkeiten oder eine bessere öffentliche Anbindung. Häufig kommen die Mitarbeiter in den neuen Büroräumen in den Genuss einer besseren Akustik und erleben insgesamt ein wesentlich angenehmeres Arbeitsgefühl. Modernere Räume, eine neue Kantine oder Küche mit ansprechenderem Ambiente, die Aufstellung von Snackautomaten, Investitionen in neue Möbel oder neue IT-Systeme sollten ebenso hervorgehoben werden, schließlich zählen auch sie zu den Vorteilen, die das neue Büro zu bieten hat.

Im Zuge einer Büroverlagerung werden gerne neue Systeme wie z. B. neue Telefonanlagen angeschafft. Durch die Digitalisierung ändern sich mittlerweile immer mehr Prozesse. Gab es bisher die Ablage in Papierform, hat man sich nun vielleicht dazu entschieden, Unterlagen künftig zum Teil oder sogar nur noch in digitaler Form abzulegen. Dann sollte sichergestellt sein, dass die überarbeiteten Prozesse kommuniziert und umgesetzt werden und rechtzeitig Mitarbeiterschulungen für neue Systeme abgehalten werden.

Mitarbeiter sollten nicht nur in der Zeit vor und während des Umzugs eingebunden werden, auch danach sollte man gemeinsam besprechen, was gut gelaufen ist und was noch verbessert werden kann. Außerdem gibt es bestimmt verschiedene Dinge nach dem Umzug, die man im Team erledigen muss. Feedback dazu von den Mitarbeitern ist unverzichtbar. Ist der Umzug erfolgreich gelaufen und der ganze Stress überstanden, bietet es sich an, als Dankeschön eine kleine (oder große) Einweihungsfeier zu organisieren. Als Marketing-Maßnahme lässt sich so etwas auch für Kunden organisieren, um ihnen die Firma am neuen Standort zu präsentieren.