Akten archivieren

Viele Unterlagen, Akten und Dokumente müssen – zumindest über einen gewissen Zeitraum hinweg – aufbewahrt werden. Im Anschluss an diese Aufbewahrungsfrist müssen sämtliche Papiere ordnungsgemäß vernichtet und entsorgt werden. Durch die externe Aktenarchivierung sparen Sie nicht nur Ressourcen, sondern erhalten auch eine wirtschaftliche und effiziente Lösung Ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren. Widmen Sie sich Ihrem Kerngeschäft und überlassen uns die Archivierung Ihrer aufbewahrungspflichtigen Akten sowie Geschäftsunterlagen.

Es liegt nahe, die Aktenordner in Kartons zu verpacken und diese in der Garage oder dem Keller zu lagern. Allerdings vergisst man dabei häufig, dass Papiere und Dokumente empfindlich gegenüber Umwelteinflüssen sind. Eine hohe Luftfeuchtigkeit, Staub, Sonneinstrahlung, Temperaturschwankungen sowie Schädlinge können den Unterlagen stark zusetzen. Profitieren Sie von unserem professionellen Aktenarchiv und lagern sie Ihre Akten zerfallsicher bei uns ein. In unserem Aktenlager herrschen die optimalen Bedingungen, um Ihre Papiere vor Schimmel, dem Vergilben sowie anderem Zerfall zu schützen.

Natürlich müssen nicht alle Papiere aufbewahrt werden, zudem genügt mittlerweile für viele Dokumente eine digitale Archivierung. Der Gesetzgeber sieht dennoch für einige Dokumente eine mehrjährige Aufbewahrung des Originals in Papierform vor. Diese Aufbewahrungsfristen betreffen Privatpersonen und Unternehmen gleichermaßen. Dabei wird zwischen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmen unterschieden:  

• 6 Jahre: lohnsteuerrelevante Gehaltsabrechnungen; Geschäftsbriefe, wie z.B. Angebote, Bestellungen
• 10 Jahre: Buchhaltungsbelege, wie z.B. Lieferscheine, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen; Abschlüsse, wie z.B. GuV-Rechnungen, Bilanzen, Inventare und Jahresabschlüsse  
• 2 Jahre: Arbeitszeitnachweise 

Damit keine überflüssigen Aktenordner archiviert werden, erfassen wir alle Aktenordner mit deren individuellen Fristen, kümmern uns um die Entsorgung und sorgen für die gesetzestreue Optimierung Ihres Dokumentenarchivs.  

Planen Sie aktuell Ihre Akten extern einzulagern? Gemeinsam mit unseren Expert:innen erstellen wir ein individuelles Konzept für Ihr Vorhaben! Dabei können Sie frei aus unserem 

umfangreichen Leistungsportfolio wählen. Unser Angebot reicht dabei von der reinen Anmietung einer geeigneten Lagerfläche, beispielsweis mit täglichem Chip-gesteuerten Zugang in unserer gesicherten Selfstorage-Anlage auxbox bis hin zum Rundum-Sorglos-Paket. Hierbei verpacken wir Ihre Akten in geeignete Kartons zur Aktenarchivierung und katalogisieren diese vorher einzeln auf unseren Lagerlisten. Unsere geschulten Mitarbeiter:innen archivieren Ihre Aktenordner akribisch und datenschutzkonform.

Unser erfahrenes Team verfügt über das nötige Know-How und entwickelt gerne mit Ihnen ein logisches Ablagesystem für Ihre Akten.  Wir übernehmen alle Aufgaben, die in einem Aktenarchiv anfallen. Aus den von uns erstellten Lagerlisten geht genau hervor, welche Aktenordner noch weiterhin aufbewahrt werden müssen, bei welchen die Aufbewahrungsfrist demnächst ablaufen wird und welche zum Ende des Jahres hin final bei einem professionellen Aktenvernichtungsunternehmen entsorgt werden können. Auch die Entsorgung wird von unseren Mitarbeiter:innen überwacht. Sie erhalten im Anschluss einen schriftlichen Nachweis über die Vernichtung der betreffenden Aktenordner. 

Uns können Sie Ihre aufbewahrungspflichtigen Akten vertrauensvoll übergeben, denn wir arbeiten mit größter Sorgfalt und schützen dabei Ihre vertraulichen Daten. Unseren Kund:innen bieten wir individuellen Service rund um ihr Aktenarchiv. Benötigen Sie eine spezielle Akte oder einen Vorgang? Gerne suchen wir Ihnen die betreffenden Papiere heraus.