Firmenumzug-Checkliste – Büro und Betrieb erfolgreich umziehen

Mann liest Checkliste für Firmenumzug mit Spedition Domberger

Büroumzug und Betriebsverlagerung: So meistern Sie den Firmenumzug

Der Orgianisationsaufwand bei einem Firmeumzug ist nicht zu unterschätzen, egal ob Sie „nur“ Ihr Büro umziehen, oder ob Sie Ihren kompletten Betrieb inklusive Maschinen verlagern. Wenn Sie mit der Planung beauftragt worden sind, stehen Sie vor einer großen Herausforderung, denn der Umfang ist in jedem Fall größer als bei einem Privatumzug. Unsere Firmenumzug-Checkliste hilft Ihnen dabei.

Damit Mitarbeiter und Inventar in kürzester Zeit in die neuen Räumlichkeiten wechseln können und dabei der Ausfall an Arbeitszeit und Aufträgen minimiert wird, kommt es auf eine optimale, langfristige Vorbereitung an. Bei der Planung sind Betriebsabläufe, der Urlaub von Mitarbeitern und viele weitere Dinge zu beachten.

Informieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter also so früh wie möglich, damit sich Ihre Belegschaft auf die bevorstehende logisitische Meisterleistung vorbereiten kann.

Lassen Sie den Umzug selbst außerdem von einer erfahrenen, auf Firmenumzüge spezialisierten Spedition wie uns durchführen – damit sparen Sie Zeit und Nerven und sind auch aus versicherungstechnischer Sicht auf der sicheren Seite.

Inhaltsverzeichnis

8 Monate vor dem Umzug

Beginnen Sie mit der Umzugsplanung

  • Setzen Sie einen Zeitrahmen für den Umzug
  • Klären Sie Transportwege (gibt es Einbahnstraßen, Zufahrtshöhen, wie belastbar sind Aufzüge), welche Rangierflächen vorhanden sind und wo Sie Platz für bereits gepackte Kisten machen können.
  • Planen Sie die Renovierung sowohl der alten als auch der neuen Büro- und Betriebsräume
  • Holen Sie Angebote bei Handwerkern ein

Holen Sie Angebote bei auf Firmenumzügen spezialisierten Speditionen ein

  • Erkundigen Sie sich, ob für die Demontage und Montage spezieller Geräte und Maschinen Spezialtransporte und weiteres Fachpersonal benötigt wird und beauftragen Sie dieses gegebenenfalls.
  • Klären Sie mit der Spedition, ob Verpackungsmaterial zur Verfügung gestellt wird. Falls nicht, organisieren Sie Umzugskartons, Luftpolsterfolie, Sicherungsgurte, Decken und ähnliches.
  • Informieren Sie die Spedition über die Zugänglichkeit der alten und der neuen Firmenräume. Gibt es Engstellen bei der Anfahrt? Gibt es einen Aufzug, der verwendet werden kann?
  • Fragen Sie nach, ob sich die Spedition darum kümmert, dass am Umzugstag mobile Halteverbotszonen eingerichtet werden. Falls nicht, beantragen Sie diese bei der Stadtverwaltung.
  • Erkundigen Sie sich nach der Höhe der Transportversicherung.
  • Fragen Sie nach, ob sich die Umzugsspedition auch um den Ab- und Aufbau der Möbel kümmert.
  • Informieren Sie sich, ob Sie ggf. nicht benötigtes Mobiliar bei der der Umzugsfirma einlagern können.

Informieren Sie wichtige Personen und Stakeholder

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter: Motivieren Sie sie und bitten Sie darum, die Urlaubsplanung sowie das Vereinbaren von Kundenterminen anzupassen.
  • Informieren Sie Ihren Vermieter und kündigen Sie Ihr bisheriges Mietverhältnis. Die Kündigungsfrist beträgt 6 Monate zum Quartalsende.
  • Weisen Sie Kunden und Geschäftspartner darauf hin, dass es während der Umzugsphase zu Verzögerungen im Betriebsablauf kommen kann.

Prüfen Sie Ihre Versicherungen

Mit dem Umzug Ihres Unternehmens werden vielleicht andere Versicherungsangebote attraktiv. Holen Sie gegebenenfalls Vergleichsangebote ein, oder informieren Sie Ihre bisherigen Versicherungsanbieter über den Ortswechsel.

1 bis 3 Monate vor dem Umzug

Informieren Sie wichtige Einrichtungen

  • Behörden
  • Verbände
  • Kammern etc.

Aktualisieren Sie Ihre Firmenadresse

  • Lassen Sie Ihren Eintrag im Handelsregister aktualisieren.
  • Ändern Sie Ihren Eintrag im Telefonbuch und den Gelben Seiten.
  • Haben Sie Anzeigen oder sonstige Printprodukte mit langer Vorlaufzeit beauftragt? Lassen Sie in Agenturen und Redaktionen die Adresse aktualisieren.
  • Bestellen Sie neues Briefpapier sowie Visitenkarten mit den neuen Kontaktdaten.
  • Prüfen Sie, welche Online-Branchenbucheinträge und Ähnliches Sie bereits jetzt aktualisieren sollten.
  • Weisen Sie auf Ihrer Website deutlich darauf hin, dass sich Ihre Adresse ab einem bestimmten Datum ändert.

Prüfen Sie Ihre technische Infrastruktur

  • Stellen Sie sicher, dass Rechner, Drucker, Netzwerkeinrichtungen, Telefonanlagen und Software noch dem technischen Standard entsprechen, oder ob Neuanschaffungen notwendig sind
  • Vergleichen Sie, ob am neuen Standort ein günstigerer Telefon- und Internetanbieter verfügbar ist. Geben Sie den Umstellungsauftrag frühzeitig.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator über eventuell notwendige Datensicherungen vor dem Umzug.

Machen Sie Inventur

  • Inventarisieren Sie Ihr gesamtes Umzugsgut.
  • Sortieren Sie aus, was nicht mehr benötigt wird.
  • Beauftragen Sie ein Unternehmen mit der Entsorgung.

Prüfen Sie, ob Sie Ihr Archiv verkleinern können

  • Beauftragen Sie eine datenschutzkonforme Entsorgung für Akten und Dokumente, die nicht mehr benötigt werden und auch nicht mehr der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
  • Prüfen Sie, ob Sie platz sparen können, indem Sie Akten und Dokumente , die nicht mehr benötigt werden, aber aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist noch nicht vernichtet werden können, zu einem Archiv-Service auslagern.

Überdenken Sie die bisherige Arbeitsplatzanordnung

  • Erstellen Sie Skizzen und Einrichtungspläne der neuen Räumlichkeiten.
  • Berücksichtigen Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeiter bei der Planung.
  • Bestellen Sie neue Möbel, Geräte etc.

Legen Sie eine Reihenfolge für den Umzug fest

  • Welche Räume müssen zuerst ein- bzw. ausgeräumt werden?

Bleiben Sie postalisch erreichbar

  • Stellen Sie einen Nachsendeauftrag beim Nachsendeservice der Post.
  • Melden Sie Zeitungs- oder Zeitschrifentabonnements um, falls diese auf Ihre geschäftliche Adresse laufen.

Terminieren Sie die Reinigung der Räumlichkeiten

  • Klären Sie, wann die Renovierung der alten Räume abgeschlossen ist und beauftragen Sie eine Reinigungsfirma mit der anschließenden Reinigung.
  • Vereinbaren Sie mit der Reinigungsfirma außerdem einen Termin für die Reinigung der neuen Räume für nach dem Umzug.

Informieren Sie Dienstleister über den Umzug

  • Informieren Sie Ihre Energieversorger über Ihren Umzug. Vereinbaren Sie Termine zum Ablesen der Zählerstände.
  • Beauftragen Sie Fachfirmen für die Installation und Konfiguration Ihres Firmennetzwerks und der Telefonanlagen.

1 bis 2 Wochen vor dem Umzug

Lassen Sie sich Ihre Termine bestätigen

  • Spedition
  • Handwerker
  • Maler
  • Reinigungsfirma

Bereiten Sie die Übergabe der Räumlichkeiten vor

  • Lesen Sie die Zählerstände in den neuen Räumlichkeiten ab und halten Sie sie schriftlich fest. Machen Sie zusätzlich Fotos davon.
  • Prüfen Sie mit dem neuen Vermieter den Zustand der neuen Räumlichkeiten und erstellen Sie ein Protokoll. Fotos sind auch hier hilfreich.
  • Klären Sie die Heiz- und Nebenkostenabrechnung mit dem bisherigen Vermieter.
  • Vereinbaren Sie einen Termin zur Übergabe mit dem Vermieter und bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor.
  • Organisieren Sie Folien, Teppiche und ähnliches zur Abdeckung empfindlicher Böden.
  • Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, am Auszugstag alle Schlüssel zurückzugeben.
  • Organisieren Sie Verpflegung für den Umzugstag.
  • Informieren Sie sowohl Ihre alten wie auch Ihre neuen Nachbarn darüber, wann der Umzug stattfindet.

Kennzeichnen Sie Ihr Inventar

  • Organisieren Sie Etiketten zum Beschriften von Möbeln.
  • Beauftragen Sie Ihre Mitarbeiter damit, die Etiketten mit dem alten Standort sowie dem Standort in den neuen Räumlichkeiten zu beschriften und gleich an den Möbeln anzubringen.

Ein Tag vor dem Umzug

Treffen Sie letzte Vorbereitungen

  • Lassen Sie die neuen Firmenräume reinigen.
  • Verstauen Sie alles in Umzugskartons, was bisher nicht verpackt wurde.
  • Beschriften Sie die Umzugskartons, damit schnell zugeordnet werden kann, welchen Inhalt sie haben und wo sie abgestellt werden sollen.
  • Stauben Sie die Möbel noch in den alten Firmenräumen ab.

Am Umzugstag

Kontrollieren Sie, ob es Vorschäden gibt

  • Prüfen Sie, ob es im alten Treppenhaus Schäden gibt, um Forderungen des alten Vermieters zu vermeiden.
  • Prüfen Sie dies auch im neuen Treppenhaus.

Übergeben Sie die alten Firmenräume

  • Lesen Sie die Zählerstände in den alten Räumlichkeiten ab und halten Sie sie schriftlich fest. Machen Sie zusätzlich Fotos von den Zählerständen.
  • Kontrollieren Sie, ob Sie nichts in den alten Firmenräumen vergessen haben.
  • Lassen Sie die alten Firmenräume reinigen.
  • Übergeben Sie die alten Firmenräume an den Vermieter. Vergessen Sie das Übergabeprotokoll nicht.

Nach dem Umzug

  • Ändern Sie auf Ihrer Website den Adressänderunghinweis inhaltlich ab. Lassen Sie den Hinweis noch ca. 4 Wochen online.
  • Aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Signaturen.
  • Sammeln Sie alle Belege und Umzugsrechnungen für die Steuererklärung.
  • Melden Sie eventuelle Schäden gleich der Umzugsfirma.
  • Planen Sie eine Einstandsfeier in den neuen Räumen.

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Bernhard Maier | Domberger

Bernhard Maier
Leitung Umzüge

0821 | 50 22 5-46
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