Effektiv und produktiv arbeiten mit der richtigen Büroeinrichtung

Der Bilderrahmen mit dem lustigen Familienbild, das Souvenir aus dem letzten Urlaub oder ein niedlicher Glücksbringer – wer kennt das nicht: Büroarbeitsplätze, die mit allerhand Krimskrams und Mitbringseln mehr oder weniger verschönert, zumindest aber individualisiert werden. Persönliche Gegenstände wie Bilder an der Wand und diverse Schreibtisch-„Dekorationen“, aber auch die Größe des Schreibtisches oder der benutzten Monitore, ja selbst die Höhe der Stuhlrückenlehne usw. verraten viel über den Menschen, der hier täglich stundenlag seine Arbeit verrichtet.

Offensichtlich besteht ein positiver Zusammenhang zwischen Produktivität und der Freiheit, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bei der individuellen Gestaltung des eigenen Büros hat. Dies ergab eine Umfrage südkoreanischer Wissenschaftler unter rund 400 Büroarbeitern in amerikanischen Firmen. Diejenigen, die ihren Arbeitsplatz individuell einrichten durften, arbeiteten bis zu 30 Prozent produktiver als Kollegen in vereinheitlichten Büros. Buchautor Eric D. Sundström ist davon überzeugt, dass Mitarbeiter, die über einen individuell gestalteten Arbeitsplatz verfügen, mehr Verantwortung übernehmen. Zudem weisen diverse Studien darauf hin, dass ein persönliches Gestalten der Büroeinrichtung ökonomisch sinnvoll und somit durchaus lohnend für Unternehmer sei. So gaben bei einer Umfrage 83 Prozent der Befragten an, dass sich eine ansprechende Büroeinrichtung positiv auswirke und Motivation und Leistung durch die Bürogestaltung beeinflusst werde.^*) Gerade nach einem Firmenumzug oder Standortwechsel bietet sich daher eine Neugestaltung des Bürokonzeptes besonders an.

Bei rund acht Stunden täglicher Arbeitszeit sollte es eigentlich selbstverständlich sein, dass der Büroeinrichtung besonderes Augenmerk gilt – sollte man denken. Viele Chefs sind sich allerdings nicht im Klaren, was es dabei alles zu beachten gibt. Die folgenden Tipps sollen helfen, Büroräume vor allem nach einem Büroumzug, richtig zu gestalten.

Am Anfang steht der leere Raum. Der Flächenbedarf für einen Bildschirmarbeitsplatz beträgt mindestens acht bis zehn Quadratmeter. Auch wenn eine Büroplanung anhand von Mindestmaßen noch lange keine Qualität garantiert, sollte man sich daran orientieren. Wobei der zugemessene Arbeits-„Platz“ natürlich immer auch von der Art der Tätigkeit und der gesamten Raumgröße abhängt. Wichtig ist jedoch, dass sich jede(r) Beschäftigte frei bewegen kann. Dazu sollten eineinhalb Quadratmeter unverstellte Bodenfläche zur Verfügung stehen. Nach der Regel – je mehr Raum, desto wichtiger der Bewohner – fördert eine hohe Zimmerdecke den Status des „Bewohners“. US-Psychologen wollen sogar einen Zusammenhang zwischen Raumhöhe und Kreativität herausgefunden haben: Hohe Decken begünstigten gute Ideen, allerdings nur bei Freiarbeiten, wie Brainstorming. Wenn es darum geht, Geistesblitze konkret werden zu lassen, seien niedrige Decken besser. Darüber lässt sich sicherlich diskutieren, tatsächlich sollte die Deckenhöhe aber in Büros wenigstens 2,50 m betragen.

Wandfarben in Rot, Gelb, Grün oder Blau? Ein Büroumzug geht häufig mit dem Streichen der Bürowände einher und löst damit gegebenenfalls größere Diskussionen aus. Es würde definitiv zu weit führen, an dieser Stelle über die (psychologische) Bedeutung von Farben zu berichten. Dennoch sei es empfohlen, sich vorab bei Fachleuten zu informieren, denn es ist unbestritten, dass mit Farben am Arbeitsplatz die Emotionen und somit die Arbeitsleistung von Mitarbeitern beeinflusst werden können.

Die richtige und ergonomische Beleuchtung am Arbeitsplatz ist ein Mix aus direkter und indirekter Beleuchtung und Tageslicht. Licht wirkt sich auf die „Innere Uhr“ des Menschen oder, anders ausgedrückt, auf die Schlaf-Wach-Phasen, aus. Werden diese gestört, leidet die Leistungsfähigkeit. So gilt auch für den Arbeitsplatz: Ist dieser zu dunkel, lässt die Konzentration nach, es passieren häufiger Fehler und die Arbeit dauert länger. Mit Ausnahme von Mitarbeitern an Flughäfen, in Produktionshallen oder Warenhäusern etc., haben Beschäftigte Anspruch auf Tageslicht, das eine positive Wirkung auf Gesundheit und Wohlempfinden hat. Fenster im Büro bieten daneben auch eine Sichtverbindung nach außen und sorgen für Belüftung. Sind etwa nach einem Standortwechsel im neuen Büro nicht genügend Fenster vorhanden, können auch Oberlichter für Tageslicht sorgen.

Je nach Tätigkeit muss außerdem eine individuelle Beleuchtung, z. B. eine Arbeitsplatz- bzw. Schreibtischleuchte gewählt werden. Bei falscher Beleuchtung kommt es am Arbeitsplatz oft zu Blendung oder Reflexion. Beides sollte jedoch unbedingt vermieden werden, da es dadurch zu Augenbeschwerden oder zu Muskel-und Skelett-Erkrankungen (Fehlhaltung!) kommen kann. Deshalb immer darauf achten, dass sich der Arbeitsplatz parallel zur Fensterfront befindet, Lichtquellen seitlich zum Arbeitsplatz angeordnet werden, der Mix aus Tageslicht, künstlichem Licht, indirekter und direkter Einstrahlung stimmt, Sonnenschutzmaßnahmen getroffen werden und die Oberflächen reflexionsarm sind.

Weil falsches Arbeiten auf Dauer nicht nur der Produktivität schadet, sondern schlimmstenfalls auch krank machen kann, gibt es heute etliche Ergonomie-Richtlinien, zu deren Einhaltung Arbeitgeber laut präventivem Arbeitsschutz verpflichtet sind. Stundenlanges Sitzen stellt vor allem für den Rücken eine enorme Belastung dar. Verspannungen in Schultern und Nacken sowie Rückenschmerzen können erste Warnzeichen für eine falsche Sitzhaltung oder einen falschen Bürostuhl sein. Mitarbeiter sind dann unproduktiver oder fallen am Ende gar krankgeschrieben für längere Zeit aus. Sinkt die Produktivität, steigt die Fehlerquote und treibt so die Arbeitskosten in die Höhe. Folglich kommt ein guter Bürostuhl nicht nur dem Arbeitnehmer entgegen, sondern ist auch aus Sicht des Arbeitgebers wichtig. Ein Bürostuhl sollte individuell anpassbar sein, die natürliche Haltung in allen Sitzpositionen unterstützen und die Bewegung fördern. Auch für Schreibtische und Monitore gibt es detaillierte Ergonomie-Vorgaben, an die es sich zu halten gilt. Stuhl, Tisch und Monitor(e) sollten stets so aufeinander abgestimmt sein, dass man aufrecht sitzt und gerade auf den Bildschirm blickt. Grundsätzlich wird die Nutzung eines höhenverstellbaren Schreibtisches empfohlen.

Ein Büroumzug ist komplizierter als ein gewöhnlicher Hausumzug, da es oft mehr Gegenstände gibt, die transportiert werden müssen, wie z. B. spezielle Geräte und Technologie. Ist der Arbeitsplatz nicht optimal eingerichtet, leidet die Produktivität. Es muss genau festgelegt werden, was im neuen Büro alles benötigt wird. Dies ist aber auch eine gute Gelegenheit für eine mögliche Aktualisierung der Unternehmenstechnologie. Eines der wichtigsten Utensilien im Büroalltag bleibt selbstverständlich der Computer. Und dass ein Telefon in jedes Büro gehört, versteht sich von selbst. Ein schnurloser Apparat aber gibt zum Beispiel mehr Bewegungsfreiheit, wenn während eines Telefonates nach einer bestimmten Akte gesucht werden muss. Werden neue Geräte benötigt oder sind die vorhandenen noch gut genug? Drucker, Scanner und Kopierer gibt es auch als platzsparende Multifunktionsgeräte. Auf alle Fälle muss in jedem Büro eine passende Grundausstattung vorhanden und griffbereit sein, damit effizient gearbeitet werden kann.

Pflanzen machen ein Büro lebendig! Durch ein paar frische Blumen wirkt jeder Arbeitsplatz meist gemütlicher. Und: Blumen und Pflanzen bringen nicht nur Farbe in ein Büro, auch sie machen Mitarbeiter produktiver – laut Studien bestenfalls sogar um bis zu 15 Prozent. Darüber hinaus fungieren Pflanzen als eine Art biologische Luftkläranlage: Sie filtern Staub und Schadstoffe aus der Luft, verwandeln Kohlendioxid in Sauerstoff, befeuchten die Luft und harmonisieren das Klima insgesamt. Obendrein können sie stressmindernd wirken, da sie – je nach Größe – den Lärmpegel im Büro reduzieren. Dennoch ist Vorsicht geboten: Manche Pflanzen sind für Büros ungeeignet – entweder, weil sie kein Kunstlicht vertragen oder mehr Licht benötigen als sie bekommen. Aufgrund mangelnder oder falscher Pflege gehen sie oft auch einfach kläglich ein und sind dann kein schöner Anblick mehr.

Manch einer ist der Meinung, dass Chaos im Büro produktiver macht, da es dabei helfe, Aufgaben zu vereinfachen und sich bei der Lösung auf das Wesentliche zu fokussieren. Chefs sehen das meist anders. Ein neuer Arbeitsplatz nach einem Büroumzug bietet die Gelegenheit schlechthin, für Ordnung auf dem Schreibtisch zu sorgen! Unordnung kann nämlich definitiv Effektivität verringern. Zehn Minuten pro Tag genügen, um Ordnung zu schaffen. Damit wird vermieden, dass Zeitungen, Kaffeetassen oder Büroutensilien den Arbeitsraum einnehmen. Selbst wer sonst eine organisierte Unordnung bevorzugt, wird feststellen, wie produktiv man auf einem ordentlichen Schreibtisch arbeiten kann. Außerdem sind Spielregeln für die Ordnung am Schreibtisch und für die Ablage wichtig, damit sich alle zurechtfinden. Am Feierabend sollte der Schreibtisch immer aufgeräumt werden.

Neben Work-Life-Balance bauen heute viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch auf Balance am Arbeitsplatz, gerne durch die fernöstliche Lehre des Feng-Shui. Das Prinzip von Feng-Shui basiert auf alten philosophischen Lehren, wie der Yin-und-Yang-Lehre und der Lehre von den fünf Elementen: Wasser, Holz, Feuer, Erde und Metal. Erst wenn der Einfluss dieser Elemente in Balance ist, kann die kosmische Energie ungehindert fließen. Das Ziel besteht darin, den Menschen mit seiner Umgebung zu harmonisieren, Energiebremsen zu beseitigen und den Fluss des „Chi“ zu verbessern. Erst wenn dies erreicht ist, steige die positive Energie im Raum – und mache die Menschen erfolgreicher und glücklicher. Daran kann man glauben oder auch nicht, dahinter stecken jedoch durchaus sinnvolle Gestaltungsregeln, die sich auch in moderner Ergonomie spiegeln und eventuell einen Blick darauf lohnen.

*) vgl. Büroklima-Index der Sedus Stoll AG, www.bueroklima-index.de