Neuer Standort – neue Adresse: Das muss gut kommuniziert werden!

Eine geplante Standortverlagerung sollte sowohl von den Mitarbeitern, als auch von Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden als positive Veränderung wahrgenommen und daher entsprechend kommuniziert werden. Am besten klappt dies in der Phase kurz vor der Umsiedlung. Man kann zum Beispiel besondere Umzugsangebote offerieren, Bestände günstig verkaufen, zusätzliche Dienstleistungen anbieten etc. Derartige Aktionen bieten sich auch noch an, wenn der Standortwechsel bereits abgeschlossen ist: Ein Tag der offenen Tür, ein Betriebsfest auf dem neuen Grundstück und Spezialangebote hinterlassen beim Kunden meist einen positiven Eindruck und sorgen dafür, dass sich die neue Adresse schnell herumspricht.

Im Falle einer Firmenverlagerung müssen natürlich allen relevanten Kontakten die neue Adresse, Telefonnummern usw. mitgeteilt werden. Im Umzugsstress kann es jedoch passieren, dass dies zu spät erledigt wird. Daher empfiehlt es sich, möglichst früh damit zu beginnen, den neuen Standort zu erwähnen, Aktivitäten zeitig zu planen und Aktionen für die neuen Räumlichkeiten am besten noch im alten Büro vorzubereiten. Dinge wie E-Mail-Signaturen, neue Briefvorlagen oder aktualisierte Visitenkarten sollten dann bereits vorliegen und einsatzbereit sein.

Per E-Mail lässt sich eine Firmenverlagerung ohne großen Aufwand kommunizieren. Optimal ist es, in den letzten Wochen vor dem Büroumzug in allen E-Mails auf das Umzugsdatum und die neuen Kontaktdaten hinzuweisen. Üblicherweise ergänzt man einfach die bestehende E-Mail-Signatur und fügt zu den aktuellen Kontaktdaten einen Zusatz an, wie „ … Ab 01.06.2019 erreichen Sie uns (dann) in …“ oder „Damit Sie jetzt schon informiert sind: Sie finden uns ab 1.6.2011 in …“ usw. Wenn es schließlich soweit ist, nicht vergessen, die E-Mail-Signatur mit den alten Daten zu löschen und durch die neuen zu ersetzen. Auch auffällige Hinweise wie farbige oder fett markierte Schrift sowie Zusätze wie „Neu: …“  und „Bitte beachten Sie: …“  lassen sich eine Zeit lang gut verwenden. Übrigens: Die Angaben zum Unternehmen und die Kontaktdaten sind nicht nur interessant und komfortabel für den Empfänger, sondern gesetzlich vorgeschrieben!

Eine gute Idee ist es, Geschäftspartner und Kunden per Rundschreiben gezielt über alles rund um den Firmenumzug zu informieren. Eine aussagekräftige Betreffzeile ist dabei wichtig, damit das Schreiben auch zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiedergefunden wird. Geben Sie den Empfängern so die Sicherheit, dass Sie trotz Umzug für sie da sind und informieren Sie rechtzeitig über möglicherweise unvermeidbare Beeinträchtigungen.

Versendet ein Unternehmen ohnehin Online-Newsletter, versteht es sich von selbst, dass der Firmenumzug samt Datum darin kommuniziert wird. Wichtig ist, die Nachricht frühzeitig und auffällig mitaufzunehmen.

Ganz „nebenbei“ wird über die Standortverlagerung in allen postalischen Schreiben informiert. Dies sollte ebenfalls schon in der Vorbereitungsphase erledigt werden. Einfach die Briefvorlage – wie bei der E-Mail – um eine entsprechende Vorankündigung ergänzen. Dies kann beispielsweise in einem „PS“ am Briefende erfolgen. Nach dem Umzug steht nur noch die neue Anschrift in der Vorlage. Manchmal wird diese für eine kurze Zeit durch Zusätze wir „Bis(her) … (waren wir) in …“ oder „ehemals in …“  hervorgehoben.

Klassische Anzeigen oder auch Flyer sind nach wie vor eine gute Möglichkeit, Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Zielgruppen die Veränderungen mitzuteilen. Diese sollten jedoch professionell gestaltet sein und das Unternehmen passend repräsentieren. Besonderes  Augenmerk sollte dabei auf ein ansprechendes Design und die Richtigkeit aller Angaben gerichtet werden.

Um noch mehr Menschen mit der Information über den Firmenumzug zu erreichen und den „Empfängerkreis“ zu erweitern, empfiehlt es sich, lokale Medienvertreter zu kontaktieren, die den Standortwechsel redaktionell begleiten. Ein Firmenporträt in der lokalen Tagespresse macht nicht nur den neuen Standort bekannt, es ist zugleich eine perfekte Unternehmenswerbung, meist ohne als solche wahrgenommen zu werden.

Mit dem Büroumzug in der realen Welt ist heute auch immer der „Online-Umzug“ zu berücksichtigen – vor allem als lokaler Händler, wenn die mobile Suche der primäre Traffic-Lieferant ist. Ein Update der alten Adresse bei Google Places, auf Yelp und anderen Bewertungsseiten ist zwar zeitaufwendig, muss jedoch sein. Ebenso die Aktualisierung der Angaben auf der Unternehmenswebsite. Wer bezahlte Suchmaschinenwerbung bei Google schaltet und einen lokalen Markt bedient, muss auch die lokale Adresse in den Targeting-Einstellungen seiner Kampagne ändern. Ansonsten werden Kunden zur falschen Adresse geschickt. Listings in Business-Katalogen können aktualisiert werden, indem man bei Google nach der alten Adresse sucht und alle Einträge in den Top 20 aktualisiert. Für das lokale Ranking ist es wichtig „Local Citations“ auf dem neuesten Stand zu halten.

Natürlich dürfen die Social-Media-Auftritte nicht vergessen werden: Adressen auf Facebook, Twitter usw. müssen selbstverständlich auch geändert werden. Mit guten und einprägsamen Posts lässt sich eine Firmenverlagerung ebenfalls hervorragend kommunizieren!